برای انتخاب دستگاه حضور و غیاب باید به چه نکاتی توجه داشت؟
تصور کنید در محلی کار می‌کنید یا کارمندانی دارید که در پایان هر ماه برای محاسبه حقوق و دستمزد باید به دفاتر ثبت ورود و خروج مراجعه کرد و پس از محاسبات طولانی، دستمزدها پرداخت شود. در این میان محاسبات انسانی خالی از خطا نیست و باید وقت زیادی صرف چک کردن چندین باره این محاسبات شود. در صورت وجود اختلاف باید بین دفاتر و اوراق با جستجو و انجام دوباره کل عملیات به یک نتیجه واحد رسید. دوباره تصور کنید در محلی کار می‌کنید یا کارمندانی دارید که هر روز دستگاهی ورود و خروج آنها را ثبت می‌کند و در پایان هر ماه گزارش کامل و دقیقی از ساعات کارکرد، غیبت و مرخصی آنها خواهید داشت. کدام یک را انتخاب می‌کنید؟
دستگاه حضور و غیاب برای صاحبان کسب و کار چه می‌کند؟
در هر کسب و کاری برای پیشبرد اهداف و دستیابی به موفقیت باید انرژی و زمان خاصی صرف انجام امور کسب و کار شود. برای در اختیار داشتن این انرژی لازم است نیروی انسانی وجود داشته باشد و نیروی انسانی در قبال صرف این انرژی و زمان، دستمزد دریافت می‌کند. محاسبه دستمزد با محاسبه زمان حضور یا عملکرد نیروی انسانی ممکن می‌شود. دستگاه‌های حضور و غیاب عملیات ثبت زمان ورود و خروج افراد یا در واقع شروع به کار و پایان کار آنها را ثبت می‌کنند تا محاسبات بعدی راحت‌تر انجام شود. این محاسبات شامل حقوق و دستمزد و گزارش کامل از زمان حضور نیروی انسانی، مرخصی، تعطیلات، ماموریت، ترک کار و … است. از این گزارش‌ها به طرق مختلف برای سنجش بهره‌وری استفاده می‌شود. محاسبه حقوق و دستمزد از مهم‌ترین کارهایی است که به کمک دستگاه حضور و غیاب در اهواز و سراسر کشور انجام می‌شود. زمانی که ساعات کاری به دقت و درستی در دستگاه حضور و غیاب ثبت شود مزایایی در شرکت برای کارکنان و صاحبان آن به وجود می‌آید.
معایب
معایب عدم استفاده از دستگاه حضور و غیاب چیست؟
شاید فکر کنید که حسابرسی دستی و انجام امور، وقت و انرژی چندانی از شما نمی‌گیرد و همچنان می‌توانید به شکل سنتی کارهای خود را انجام دهید. استفاده نکردن از دستگاه حضور و غیاب در اهواز و شهرهای دیگر اختلالات زیر را در کسب و کار شما پدید می‌آورد:
- زمان دقیق ورود و خروج پرسنل شما ثبت نخواهد شد و امکان دارد ساعات غیر واقعی برای ورود و خروج ثبت شود.
- در ساعات شلوغی تردد، صف‌های طولانی تشکیل خواهد شد تا ثبت ورود و خروج به صورت دستی انجام شود.
- پرسنل بیشتری باید درگیر امور مربوط به حضور و غیاب و محاسبات باشند.
- محاسبه حقوق و دستمزد تبدیل به یک پروسه زمان‌بر و پیچیده خواهد شد که باید هر ماه آن را انجام دهید.
- در محاسبه اضافه کار و کسر از حقوق و موارد دیگر با مشکلات زیادی مواجه خواهید شد.
- گزارش‌گیری از سابقه ورود و خروج افراد قابل ثبت و پیگیری نیست و به دقت و حوصله زیادی نیاز دارد.
- برای ثبت هر گونه جزئیاتی باید وارد فرآیند دستی و ثبت کاغذی شوید.
- در صورتیکه دوربین، گیت، قفل الکترونیک یا هر دستگاه کنترل دسترسی و تردد داشته باشید، قابلیت یکپارچه سازی سیستم‌های مختلف برای شما وجود نخواهد داشت.
- فرآیندهای محاسباتی در بلند مدت دچار فرسایش شده و با گسترش کسب و کار دچار پیچیدگی‌های بیشتر خواهد شد.
تصمیم با شماست که با تهیه یک دستگاه حضور و غیاب در اهواز یا هر شهر دیگری بر کنترل تردد و کنترل دسترسی محل کار و حتی زندگی خود مدیریت و نظارت بیشتری داشته باشید یا همیشه برای جمع آوری اطلاعات مربوط به حضور و غیاب افراد به نفر ساعات کار زیادی نیاز داشته باشید.
مزایا
فواید استفاده از سیستم حضور و غیاب چیست؟
- ثبت دقیق زمان ورود و خروج افراد در محاسبه حقوق و دستمزد باعث ایجاد حس اعتماد و رضایت کارکنان می‌شود.
- خطای انسانی از این فرآیند حذف می‌شود و همچنین اطلاعات به سرعت و سهولت قابل دسترسی هستند.
- اطلاعات و داده‌ها به راحتی ثبت و نگهداری می‌شوند.
- امکان ثبت و گزارش‌گیری از ورود و خروج افراد ناشناس فراهم می‌شود و حتی می‌توان از ورود افراد غیرمجاز ممانعت کرد.
برای انتخاب دستگاه حضور و غیاب در اهواز و شهرهای دیگر باید به چه نکاتی توجه کرد؟
همه دستگاه‌ها تقریبا دما و رطوبت یکسانی را تحمل می‌کنند. در انتخاب سیستم و دستگاه مورد نظر باید موارد زیر را در نظر داشت:
- نحوه شناسایی دستگاه
شناسایی دستگاه بر اساس مشخصات بیومتریک مثل تشخیص چهره و اثر انگشت، یا موارد دیگر مثل کارت و رمز و بارکد است که برخی از آنها برای کسب و کارها و شرایط مختلف تناسب بیشتری دارند. برای نمونه در کارگاه‌هایی که کار تولیدی و یدی بیشتر انجام می‌شود و اثر انگشت کارکنان ضعیف می‌شود بهتر است از دستگاه تشخیص چهره برای دستگاه حضور و غیاب استفاده شود.
- نحوه انتقال داده‌ها
انتقال داده در دستگاه‌های حضور و غیاب به سه طریق امکان پذیر است. ورودی USB، کابل شبکه (Lan) و ماژول وب سرویس. انتقال داده با USB و کابل شبکه بدون نیاز به اینترنت و آفلاین است. اما ماژول وب سرویس روش آسان‌تر و به روزتری در انتقال داده است. از مزایای استفاده از وب سرویس دسترسی آنی و همیشگی به اطلاعات تردد است.
- آنلاین بودن یا آفلاین بودن دستگاه
هر کدام از این دستگاه‌ها ویژگی‌هایی دارند که متناسب با نیاز کاربران انتخاب می‌شوند. اما معمولا دستگاه‌های آنلاین به دلیل سهولت در دسترسی و همیشگی بودن گزارش گیری مورد استقبال بیشتری هستند. در انتخاب دستگاه حضور و غیاب در اهواز و شهرهای دیگر باید به نیاز و میزان کنترل دسترسی که برای محل مورد نظر نیاز داریم نیز توجه داشته باشیم.
نرم افزار اکسس کنترل چیست؟
در کنار دستگاه حضور و غیاب در اهواز و شهرهای دیگر لازم است تا از نرم افزار حضور و غیاب هم استفاده شود. گزارش‌گیری‌ها توسط نرم افزار انجام می‌شود. نرم افزارهای مربوط به دستگاه حضور و غیاب به طور کلی اطلاعاتی اعم از زمان و ورود و خروج ، میزان کارکرد، اضافه کار، کسر کار، ماموریت، مانده مرخصی و … را ارائه می‌دهد. نرم افزارهای تحت وب پیشرفته‌ترین محصولات در این زمینه هستند و قابلیت مشاهده اطلاعات بر روی تلفن همراه را هم دارند. از ویژگی های دیگر نرم افزارهای تحت وب امکان تعریف کارتابل پرسنلی برای تک تک افراد است تا بتوانند درخواست‌های خود را به صورت شخصی ثبت کنند.
عوامل تاثیرگذار بر قیمت دستگاه کدامند؟
قیمت دستگاه می‌تواند یکی از فاکتورهای مهم انتخاب دستگاه باشد. اختلاف قیمت به دلیل تفاوت توانایی و مشخصات دستگاه‌ها است. مواردی مثل:
- کیفیت؛ مثل همه تولیدات دیگر این محصولات هم با کیفیت‌های مختلفی به بازار عرضه می‌شوند.
- امکانات؛ امکاناتی نظیر حافظه داخلی، تعداد ثبت تردد، تخلیه اطلاعات و … از مواردیست باعث تغییر قیمت محصول نهایی می‌شود.
- نوع ریدر یا شناساگر؛ راه‌های احراز هویتی مثل کارت، اثر انگشت، تشخیص چهره، تشخیص کف دست و عنبیه چشم و …به دلیل استفاده از سطوح مختلف تکنولوژی در قیمت دستگاه اثرگذار است.
- گارانتی و خدمات پس از فروش؛ ارائه خدمات مطلوب و جلب رضایت مشتریان رمز موفقیت هر کسب و کاریست. خدمات پس از فروش موجب وفاداری مشتریان و تکرار خرید آنها می‌شود. خدمات باید هماهنگ و متناسب با نیاز مشتریان باشد. ایجاد اطمینان از کیفیت مطلوب محصول خریداری شده یکی از پیام‌های نهفته در ارائه خدمات پس از فروش به مشتریان است.
خدمات پس از فروش شرکت ماداکتو برای دستگاه حضور و غیاب شامل چه مواردیست؟
- خدمات پس از فروش ماداکتو در استان‌های تهران و خراسان رضوی مستقر هستند.
- پشتیبانی تلفنی برای تمامی مشتریان محصولات وجود دارد. پشتیبانی تلفنی در بخش خدمات پس از فروش شرکت ماداکتو به این صورت است که آموزش‌های لازم در بستر اینترنت و به کمک ریموت کنترل و از راه دور ارائه می‌شود. همچنین از این طریق مشکلات به وجود آمده در نرم افزار یا سخت ابزار حل خواهد شد.
- تعمیرات و تامین قطعات نیز برای تمامی مشتریان محصولات انجام می‌شود. تعمیرات، شرکت دانش بنیان ماداکتو با بیش از 16 سال تجربه و با تکیه بر دانش مهندسین خود به تمامی مشتریان این اطمینان را می‌دهد که در صورت بروز هرگونه مشکل در دستگاه‌های حضور و غیاب، تمام توان خود را به در جلب رضایت و حل مشکلات مشتریان به کار گیرد.
- دوره پشتیبانی رایگان به تمام مشتریان محصولات ماداکتو تعلق می‌گیرد. در صورت اتمام دوره پشتیبانی رایگان، برای تمدید پشتیبانی قراردادها و پکیچ‌هایی در نظر گرفته شده است. جهت راهنمایی مشاوره بیشتر در مورد عملکرد و کارایی دستگاه حضور و غیاب در اهواز و شهرهای دیگر، کارشناسان بخش پشتیبانی و فروش شرکت دانش بنیان ماداکتو به صورت 24 ساعته و آنلاین آماده حل مشکلات مشتریان گرامی هستند.
